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S'organiser avec le time-boxing!



C'est officiel, la to-do list telle que tu la connais, c'est fini!

Elle apparaissait comme LA façon de s'assurer qu'on mène à terme toutes nos tâches. Aujourd'hui, je ne critique pas le fait de noter ce que tu dois faire mais avec la to-do list, on ne planifie pas le "quand" et le "comment"? et ne planifie pas non plus le temps à passer sur chaque tâche.


Le timeboxing améliore la productivité parce que c'est une façon de planifier les choses en

intégrant les "ingrédients". Pour faire du pain il faut des ingrédients. Le boulanger suit donc une recette pour aboutir à son objectif c'est à dire faire du pain. Pour nos chef.fe.s d'entreprises, les "ingrédients" ce sont les étapes nécessaires à la production de nos produits et/ou services ou à la réalisation de nos tâches.


Par exemple, la rédaction de ce post. Il y a le fait de planifier la rédaction mais aussi la préparation, c'est à dire toutes les étapes à entreprendre pour pouvoir publier cet article sur le time-boxing. J'ai

tout planifié de l'idée en passant par la déclinaison sous format vidéo vidéo jusau'à la rédaction du contenu.


Le timeboxing VS le listing

Les to-do list n'ont rien à voir avec le temps de préparation. Elles ne visent que le résultat et priorisent les choses "faciles" et les choses "urgentes" au détriment des choses importantes. On a l'impression avec les to-do list que la liste des tâches est infinie. On a même du mal à se détendre parce qu'on culpabilise de n'avoir pas fini notre to-do list.

Le timeboxing permet de planifier chaque minute de sa journée et mesurer le

résultat "ai-je fait ce que j'avais prévu, au moment où je l'avais prévu dans le temps imparti".

Il a donc pour objectifs :

  • La fixation d'objectifs proches et stimulants : chaque tâche est répartie en micro-taches. On ne se concentré plus que sur les micro tâches

  • Le gain en efficacité : en se concentrant sur une étape on est plus efficace et on reste motivé.e

  • L'optimisation : les deadlines sont proches et le temps pour finaliser chaque tâche est limitée dans le temps. Ça évite qu'on se retrouve à tout faire dans l'urgence.


La méthode Pomodoro

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980[1]. Cette méthode se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses. 

Source : Wikipedia


J'aime cette méthode parce que mon cerveau fonctionne en arborescence et j'ai du mal à rester concentrée sur une chose trop longtemps. En utilisant la technique Pomodoro, je dis à mon cerveau par exemple, "on va travailler sur le business plan de Mme M pendant 4 heures". Chaque étape sera positionnée sur un ou plusieurs créneaux de 25 minutes avec une pause de 5 minutes.


Comment mettre en place le time-boxing ?


Ça dépend de chacun.e.

Si tu es plus "papier", tu peux utiliser un agenda ou un tableau.

Si tu es plutôt #teamgeek, tu peux utiliser des applications. Personnellement, j'utilise les applications suivantes :

  • Trello pour regrouper mes idées/ projets : je peux les décliner en étapes et planifier ces étapes sur un calendrier,

  • Agenda : pour programmer les étapes de manière hebdomadaire. J'ai un agenda en ligne sur lequel les clients prennent rdv. Si je ne programme pas les étapes de mes projets mais également mes tâches personnelles, je ne peux être efficace.

  • Focus to do : l'application qui me permet d'appliquer la méthode Pomodoro (il y en a d'autres : Pomodone, Pomotodo, Timebox Timer, Marinara).

Voilà, c'est tout pour cette fois.

J'espère que tu y vois plus clair.


Prends soin de toi,

Valérie.

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